本記事の内容を動画にしております。
こんにちは！LUCKITの古庄です。
今回、ご紹介するのは、離れた場所でも仕事仲間で情報を共有したり、案件の管理をしたりするのにとても便利なツールのご紹介をしていきます。
普段、LUCKITでも使用しているツールで、これまでに色々なツールを使って試した結果、たどり着いた形です。
もちろん、作業の効率や、使いやすさなどを考慮して今後も改善を繰り返して行きますので、本日時点での内容になります。
主にLUCKITで使用しているツールは以下です。
パソコンや、スマートフォンなど、インターネットを使ったツールが出てくるまでは、スケジュール帳や、メモ帳など、紙ベースで仕事や案件の管理などをするのが普通でした。
紙ベースで記録することを、パソコンやスマートフォンで記録し、保管場所をクラウドに設定して、出先ではスマートフォンで閲覧しらながら、インターネットを通じて、仕事仲間と共有する。という形が、いわゆる「リモートワーク」の基本的な形になると思います。
この仕事の進め方って、リモートワークにとどまらず、普段、出社してオフィスでのデスクでお仕事をされている方にもおすすめです。 というのも、かなり「時短テクニック」が盛り込まれているからです。
それでは、各ツールの役割や、便利な所なども含めて、簡単にご紹介していきます。
１）Nozbe
用途：タスク管理、スケジュール管理
使用できるデバイス：パソコン、スマートフォン、専用アプリ有り（iOS、Android）
Nozbeの便利なところ
- プロジェクト、タスク名で管理できる。
- 小タスクを下層に登録できる。
- Googleカレンダーと連携できる。
- プロジェクト、タスク毎に日時を設定できる。
- 共有ができる。
Nozbe紹介動画
Nozbeには、カテゴリーや、プロジェクトといった項目別に振り分けをすることができて、整理もしやすく、タスクやプロジェクトを共有することで、同じチーム内でコメントも入れることができます。 もちろん、ファイルや画像を添付して置くこともできますし、エバーノートと連携することも可能です。
２）Slack
用途：コミュケーションツール
使用できるデバイス：パソコン、スマートフォン、専用アプリ有り（iOS、Android）
Slackの便利なところ
- 案件別にチャットルームを作成できる。
- １つのチャット毎にやり取りが分けて閲覧できる
- チャットルーム別に共有する人を選べる
Slack紹介動画
Slackは海外の会社で開発されたWEBツールですが、日本のChatWorkと同じようなコミュケーションツールです。
社内、社外の人たちとチャットで連絡を取れるツールです。 LINEや、Facebookメッセンジャーと違うのは、チャットの「部屋」みたいなもの（チャンネル）をいくつも作れるところです。
もちろん、ファイル、画像、動画も添付することができます。
３）ChatWork
用途：コミュケーションツール
使用できるデバイス：パソコン、スマートフォン、専用アプリ有り（iOS、Android）
ChatWorkの便利なところ
- 案件別にチャットルームを作成できる。
- チャットルーム別にタスクリストを作れる
- ビデオ会議の
ChatWork紹介動画
２番で紹介したSlackと同様に、こちらもコミュケーションツールですが、日本の会社が開発したチャットツールなので、国内の企業などで利用されているところも多いかと思います。
Slackもそうですが、スマホアプリもあるので、出先の営業の方が必要な書類をすぐに本社のオフィスからPDFで送信してあげたりするのにも便利です。 営業の方はChatWorkで受け取ったPDFを、コンビニなどで印刷すれば、すぐにクライアントへ提出することも可能になります。
４）Googleカレンダー
用途：スケジュール管理ツール
使用できるデバイス：パソコン、スマートフォン、専用アプリ有り（iOS、Android）
Googleカレンダーの便利なところ
- 複数のカレンダーを作れる
- カレンダーを共有することができる
- 日、週、月単位で一覧をみることができる。
- 色を分けて予定を分けて可視化できる。
Googleカレンダー紹介動画
色々なスケジュール管理ツールや、アプリなどがありますが、ベースとなり得るカレンダーがGoogleカレンダーではないかと思います。 色々なスケジュール管理アプリを試してきましたが、なんだかんだGoogleカレンダーが一番シンプルに作られていて、他のツールとの共有もできることから、やはりGoogleカレンダーが使いやすいと感じています。
５）Googleスプレッドシート
用途：表計算、スケジュール管理、案件管理
使用できるデバイス：パソコン、スマートフォン、専用アプリ有り（iOS、Android）
Googleスプレッドシートの便利なところ
- Excelと同じ様に使える
- 複数の人と同時に同じファイルに書き込みができる
- GASを使ったり、メールフォームから直接集計したりできる。
オフィスのパソコン仕事として主にあるのが、ExcelとWordを使った書類や資料の作成が多いかと思います。
Googleスプレッドシートは、Excelと同じ様に表計算ができる上、無料で使えますし、簡単に共有することもできます。
パソコンやスマホの中にファイルを保存しないので、容量を取られる心配もないです。
６）Dropbox
用途：ファイル保管、共有、バックアップ
使用できるデバイス：パソコン、スマートフォン、専用アプリ有り（iOS、Android）
Dropboxの便利なところ
- ファイル、フォルダの共有ができる
- ファイルの更新履歴を追って、復元できる
Dropbox紹介動画
Dropboxはご利用になられている方も多いかと思います。ご存知のファイルやデータをクラウドへ保管するサービスの先駆けとなった会社です。
なんといっても、フォルダ毎に共有先を設定することができるのが便利です。 また、契約プランによりますが、Dropbox内に保管しているファイルの更新など履歴を自動で保管してくれて、「あれ、さっき保存する前はどんなだっけ？」というときも呼び出せるのがすごく便利な機能です。
７）Evernote
用途：議事録、Web ページ、プロジェクト、ToDo リスト、デジタルマイノート
使用できるデバイス：パソコン、スマートフォン、専用アプリ有り（iOS、Android）
Evernoteの便利なところ
- 自分専用のデジタルノートを作れる
- 作ったノートの管理がしやすい
- 画像、ファイル、WEBページもノートに貼れる
Evernoteの導入事例紹介動画
Evernoteは本当に画期的なサービスだと思います。
ノートブックと言われるカテゴリーを作成、その中に複数のノートを作ることができます。
例えば、料理のレシピを管理するとしたら、和洋中でカテゴリーを分けてもいいでしょうし、肉、魚、野菜、穀物など、材料別で分けてもいいでしょう。 なんなら、和洋中で、材料別に管理することも可能なタグ機能もあるのが便利です。 画像、テキストはもちろん、動画ファイル、WEBサイト、ExcelもWordもなんでもノートに貼り付ける事ができます。 契約プランにもよりますが、スキャンした画像から文字を読み取り検索する機能もあります。 Evernoteはリモートワークとか関係なく、仕事の効率を高めたい方にはぜひ、オススメのツールです。
すでにご利用になられているものもあったかと思います。 初めて知ったツールやサービスもあったかもしれません。
今回ご紹介したツールやサービスすべてを、いきなり全部となると、使い方や活用方法がややこしくてわからないってこともあると思います
まずは、気になったものから１つずつ使い始めていくと良いかと思います。
ITといっても、今回ご紹介したツールもITの中の１つだと思っています。
ITを使う事で、
・また覚えないといけないことが増えた。
・やりなれている今のほうがスムーズでいいのに。
といった声が生まれることもあります。 ですが、使い慣れてしまえば、圧倒的に仕事のスピードが早くなるばかりか、ミスやモレも減って、無駄な時間も抑える事ができるので、生産性も高くなり、品質も向上します。
ぜひ、皆様の業務やお仕事の効率改善に役立てて頂ければ幸いです。 今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
それでは、また！